Dotacje w praktyce. PROW – wybieramy dostawców

Oferta

Naturalna reakcją potencjalnego dostawcy maszyn urządzeń lub środków transportu na otrzymane Zapytanie ofertowe jest przedstawienie stosownej oferty (należy przy tym pamiętać że złożona oferta musi dokładnie odpowiadać na Zapytanie ofertowe).

Bardzo ważne jest aby wszystkie parametry wymienione w zapytaniu ofertowym znalazły się także w ofercie. Generalnie panuje tu zasada dokładnego odwzorowania Zapytania ofertowego a celem jest porównywalność wszystkich trzech ofert.

W przypadku nieporównywalności ofert zastosowany zostaje mechanizm pomniejszenia zakresu kosztów kwalifikowanych co praktycznie nie miało miejsca w poprzednim programie.

Oferta musi być ważna przynajmniej na dzień składania wniosku – najlepiej jak byłby to termin rozpatrywania wniosku (uniknięto by w ten sposób żmudnych i pracochłonnych uzupełnień). W przypadku braku terminu ważności, ofertę należy uznać za ważną bezterminowo.

Oferta powinna być sporządzona na papierze firmowym oferenta, opatrzona jego pieczątką firmową, musi być podpisana przez oferenta (osoba upoważniona) i zawierać datę sporządzenia oraz numer kancelaryjny. Do Agencji należy złożyć oryginał lub kopię potwierdzoną przez notariusza lub pracownika ARiMR.

Imienne oferty przesłane przez oferenta e-mailem i faksem nie będą akceptowane przez ARiMR. Oferta powinna być przesłana wnioskodawcy za pośrednictwem poczty, kuriera bądź też odebrana osobiście u oferenta.

Koszty inwestycji, dla których wymagane jest przeprowadzenie postępowania ofertowego, odnosimy do kwoty netto (bez VAT) i musi być on wyrażony w PLN.

W przypadku uzyskania ofert w walutach innych niż złote do przeliczania kursu należy przyjąć kurs sprzedaży NBP z dnia wystawienia oferty (poprzednio stosowano kurs średni NBP).

Cena podana na ofercie nie powinna zawierać kosztów takich jak;

• ubezpieczenia
• cła.
• szkoleń
• opakowań
• części zamiennych
• kosztów transportu (powyżej 2 % wartości dostawy)

Wybór najkorzystniejszej oferty

Posiadając trzy porównywalne oferty na zakup maszyn urządzeń lub środków transportu będące efektem otrzymania wcześniej omówionych zapytań ofertowych inwestor przystępuje do wyboru najkorzystniejszej złożonej oferty.

Odbywa się to według następującej zasady:

Przykład dla kryterium – cena, wywarzonego na50%

Inny przykład dla kryterium – gwarancja, waga argumentu20%

W trakcie weryfikacji zapytań ofertowych oraz ofert załączonych przeprowadza się ich dogłębną analizę pod kątem wiarygodności oraz rzetelności, weryfikując również oferty odrzucone przez Wnioskodawcę aby zminimalizować ryzyko przygotowywania całej dokumentacji ofertowej przez jednego oferenta.

W przypadku uzasadnionych wątpliwości, co do autentyczności oferty można zażądać od Wnioskodawcy stosownych wyjaśnień oraz wprowadzić inne procedury porównawcze w tym także nawiązanie kontaktów telefonicznych, faksowych czy meilowych. Postępowanie ofertowe zostaje uznane za przeprowadzone prawidłowo jedynie gdy nie było jakichkolwiek wątpliwości co do rzetelności jego przeprowadzenia.

Często oferty na zakup maszyn czy urządzeń traktuje się u nas jak ulotkę albo materiał reklamowy , nic bardziej błędnego ponieważ prawidłowo sporzadzona oferta jest to z punktu widzenia obowiązującego prawa nic innego jak przyrzeczenie sprzedaży... z jego wszystkimi konsekwencjami.

Z pozoru prosty jednostronicowy dokument Zapytania ofertowego i dalsza procedura będąca jego następstwem jest moim zdaniem niepozorną ale bardzo skuteczną metodą wyboru najkorzystniejszego dostawcy

Należy przypuszczać że Ci którzy z radością przyjęli niestosowanie w PROW procedury przetargowej chyba nie do końca będą usatysfakcjonowani.

Wiesław Wasilewski
funduszepomocowe@wp.pl