Dotacje w praktyce. PROW – wybieramy dostawców
Zapytanie ofertowe
(uznane będą tylko zapytania dokonane na formularzu udostępnionym przez ARiMR)
W zapytaniu należy kolejno wyszczególnić wszystkie przedmioty zamówienia wraz z podaniem szczegółowej specyfikacji technicznej planowanych do zakupu urządzeń/maszyn/środków transportu.. Do Agencji składane są kopie zapytania potwierdzone za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę.
Zapytanie ofertowe powinno zawierać pełną specyfikację każdego przedmiotu zamówienia, zawierającą podstawowe parametry/cechy, takie jak:
- przeznaczenie i funkcje, jakie ma spełniać dostawa (maszyna/urządzenie/środek transportu),
- minimalna wydajność lub przedział wydajności,
- moc,
- pojemność,
- rodzaj zasilania (parowy, elektryczny, spalinowy, gazowy itp.),
- wymagany dodatkowy osprzęt,
- dodatkowe wyposażenie,
- ewentualnie gabaryty urządzenia,
- warunki dostawy,
- niestandardowe wykończenie,
- inne wymagania stawiane dostawie, itd.
Sposób formułowania kryteriów nie powinien preferować żadnego dostawcy ani ograniczać ich kręgu. Oczywiste jest że ostateczny termin przedstawionej oferty musi zawierać się pomiędzy datą sporządzenia Zapytania ofertowego, udokumentowaną datą jego wysłania lub dostarczenia a terminem ważności oferty.
Zapytanie ofertowe podobnie jak i oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną (widniejącą w KRS/wpis do rejestru lub przez nie upoważnioną) oraz zarejestrowane w dzienniku korespondencji lub innym rejestrze (z możliwością ewentualnego porównania kopii).
Zastosowana waga argumentu którego suma musi stanowić 100 % powinna zawierać co najmniej następujące sugerowane czynniki:
- Cena – zgodnie z niepisaną zasadą PZP min – 50 %
- czas reakcji w godzinach .lub koszt serwisu wyrażony w zł/godz.
- Gwarancja – Np. wyrażona w miesiącach
Należy pamiętać że powinno stosować się tylko kryteria policzalne bez kryteriów sugerujących nieuczciwą konkurencję takich jak np.:
- Dotychczasowa współpraca
- Renoma w branży
- Kompatybilność z dotychczas eksploatowanymi maszynami
- Zaufanie co do terminowości i rzetelności wykonania
Dopuszcza się następujące formy wysyłania zapytań ofertowych:
- listem poleconym – dowód nadania listu poleconego
- pocztą kurierską – dowód nadania przesyłki kurierskiej
- bezpośrednie złożenie u oferenta – potwierdzenie odbioru np. pieczątka i podpis osoby upoważnionej
- faksem – elektroniczny dowód nadania faksu
Nie dopuszcza się ofert imiennych i ofert wysyłanych drogą mailową.