Finanse: Koszty kwalifikowalne w projektach finansowanych z UE

W przypadku, gdy aktywa trwałe, nabyte w trakcie realizacji projektu wykorzystywane są również w innych celach niż określone w projekcie, wtedy kosztem kwalifikowalnym jest tylko ta część odpisu amortyzacyjnego, która proporcjonalnie odpowiada wykorzystaniu aktywu w realizacji projektu. Warto też pamiętać, że w przywołanym przypadku wartość rezydualna aktywów po zakończeniu projektu nie jest wydatkiem kwalifikowalnym.

Aby wkłady niepieniężne w dany projekt mogły być uznane za wydatki kwalifikowalne muszą być spełnione następujące warunki:

• wkład niepieniężny polega na wniesieniu nieruchomości, urządzeń, materiałów, ekspertyz lub nieodpłatnej pracy wykonywanej przez wolontariuszy;
• wartość wkładu niepieniężnego może zostać w niezależny sposób wyceniona i zweryfikowana.

W przypadku, gdy wkład niepieniężny ma formę nieodpłatnej pracy przy określeniu jej wartości uwzględnia się ilość czasu na jej wykonanie oraz wielkość średniej stawki godzinowej lub dziennej za dany rodzaj pracy.

W przypadku wniesienia do projektu wkładu niepieniężnego współfinansowanie z funduszy unijnych nie może być większe niż wartość wszystkich wydatków kwalifikowalnych pomniejszonych o wartość wkładu niepieniężnego.

Do współfinansowania ze środków UE kwalifikują się również wydatki poniesione w związku z realizacją projektów polegających na wspieraniu niektórych instrumentów inżynierii finansowej: funduszy kapitału podwyższonego ryzyka, funduszy gwarancyjnych, pożyczkowych, funduszy na rzecz rozwoju obszarów miejskich. Ta kwestia jest uregulowana w Rozporządzeniu Komisji (WE) nr 1828/2006.

Do kosztów kwalifikowalnych przepisy pozwalają zaliczyć koszty ogólne, które nie są bezpośrednio przyporządkowane do konkretnego produktu lub usługi. Mogą to być koszty: opłat czynszowych, administracyjne, opłaty za energię, ogrzewanie. Muszą być jednak one oparte na rzeczywistych kosztach ponoszonych w związku z realizacją projektu, a ich nakład będzie określony zgodnie z należycie uzasadnioną, rzetelną i bezstronną metodologią.

Wydatki kwalifikowalne powinny być odpowiednio udokumentowane. Przyjmuje się ogólną zasadę, że płatności powinny być potwierdzone fakturą. Jeśli nie jest to możliwe przepisy pozwalają na potwierdzenie płatności dokumentami rachunkowymi o równoważnej wartości dowodowej.

Zasady dotyczące finansowania

Analiza wydatków poniesionych w ramach realizowanych projektów polega również na sprawdzaniu, czy koszt nie został już wcześniej całkowicie lub częściowo zrefundowany ze środków europejskich lub krajowych. Taka weryfikacja jest przeprowadzana w celu uniknięcia podwójnego finansowania wydatków.

Podwójnym finansowaniem może być np. zrefundowanie tego samego wydatku z dwóch różnych funduszy unijnych albo zrefundowanie z funduszy UE wydatku za środek trwały, zakupiony wcześniej z dotacji krajowej. Podwójnym finansowaniem jest również zrefundowanie kosztów podatku VAT w sytuacji, gdy beneficjent dostał jego zwrot z budżetu państwa na podstawie ustawy o podatku od towarów i usług. Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju wskazuje też, że złamaniem zakazu podwójnego finansowania jest refundacja wydatków poniesionych przez leasingodawcę na zakup dobra w ramach leasingu finansowego, a następnie refundowanie rat opłacanych przez beneficjenta w związku z leasingiem.

W perspektywie finansowej 2007-2013 obowiązuje zasada elastyczności (z ang. cross-financing). Przyjmuje się, że program operacyjny finansowany jest tylko z jednego funduszu. Oznacza to, że wydatki kwalifikowalne w ramach danego programu muszą być zgodne z przepisami dotyczącymi funduszu, z którego jest finansowany program. Jednak, jeśli Instytucja Zarządzająca danym programem dopuści taką możliwość oraz gdy wymaga tego realizacja konkretnego projektu, z jednego funduszu można finansować działania objęte zakresem pomocy innego, z zastrzeżeniem że wartość tego „krzyżowego finansowania” nie może przekroczyć 10% finansowania UE każdej osi priorytetowej programu operacyjnego.

Przy omawianiu kwestii dot. finansowania projektów istotnym zagadnieniem są projekty generujące dochód. Z punktu widzenia przedsiębiorcy, który z natury prowadzi działalność nastawioną na zysk, regulacje dotyczące wydatków kwalifikowalnych w kontekście dochodu uzyskiwanego z projektu mają bezpośredni wpływ na sposób realizacji operacji.

Wytyczne Ministerstwa wskazują, że koszty kwalifikowalne w projekcie generującym dochód nie mogą przekroczyć bieżącej wartości kosztu inwestycji pomniejszonej o bieżącą wartość dochodu netto z inwestycji w okresie referencyjnym. Okresy te dla poszczególnych sektorów zostały zdefiniowane w wytycznych Ministra IR dotyczących projektów generujących dochody.

Nie zawsze wszystkie koszty projektu kwalifikują się do współfinansowania. W takiej sytuacji dochód zostaje podzielony proporcjonalnie do kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych wydatków w ramach projektu.

Pozostając przy kwestiach finansowych warto wspomnieć o kosztach niezwiązanych ściśle z realizacją celów projektu, takich jak opłaty finansowe czy przygotowanie dokumentacji. Te wydatki również można przedstawić do refundacji.

Przepisy pozwalają uznać za wydatki kwalifikowalne m.in.

• koszty związane z otwarciem i prowadzeniem wyodrębnionego, dla projektu, subkonta na rachunku bankowym beneficjenta lub odrębnego rachunku bankowego;
• koszty pobierane od dokonywanych transakcji finansowych;
• koszty instrumentów zabezpieczających realizację umowy o dofinansowanie, o ile przedmiotowe zabezpieczenie jest wymagane;
• wydatki związane z doradztwem prawnym, finansowym i technicznym;
• koszty usług audytu i księgowych, o ile takie usługi są wymagane przez Instytucję Zarządzającą danym programem;
• opłaty notarialne.

Do współfinansowania kwalifikują się również wydatki związane z opracowaniem dokumentacji projektu: biznes plan, ocena oddziaływania na środowisko, mapy, dokumentacji techniczna.