Nadzór nad usługobiorcami: Podzlecamy produkcję
W poprzednim numerze Forum Mleczarskie Biznes opisano wymagania związane z wynajmem pracowników. W niniejszym numerze zostaną przybliżone wymagania związane z podzlecaniem produkcji.
Podzlecanie produkcji występuje wtedy, gdy jest konieczność przeprowadzenia zabiegów produkcyjnych w ilości większej niż zakład może sam przeprowadzić lub nie posiada odpowiedniej technologii. Przykładowo, zakład chce dostosować się do zapotrzebowania rynku, ale w fazie rozwoju produktu trudno stwierdzić, czy inwestycje we własnym zakładzie będą opłacalne na tyle, by inwestować we własną infrastrukturę. Często też proces zakupu maszyn jest krótszy niż budowa pomieszczeń, do których będą one wstawiane. Podzlecanie produkcji można porównać z produkcją marki własnej – ryzyka i odpowiedzialność jest podobna. Podzlecanie produkcji w produkcji mleczarskiej może dotyczyć produkcji jakiejś grupy produktów – wrażliwej dla innych wyrobów. Przykładem takich produktów będą sery pleśniowe czy produkcja kefiru, gdzie przy braku odpowiedniej infrastruktury może powstać pewnego rodzaju „kłopot” związany ze specyficzną mikroflorą tych produktów i ich wpływem na pozostałe wyroby. Te dwa rodzaje produktów muszą być dobrze wyizolowane, by nie zaburzać i nie wpływać na pozostałą produkcję. Ryzyka związane z podzlecaniem produkcji pod własną marką pokazano na rys. 1.
Niewłaściwa jakość to ryzyko niedopilnowania zadanych parametrów produkcyjnych i niewychwycenia ich na etapach możliwych do skorygowania jakości produktu. Skutkiem jest to, że każda partia może być inna pod względem różnych parametrów – np. w jednej partii występuje różnica w zawartości tłuszczu, w drugiej w zakresie pH, w trzeciej w zawartości cukru, a w kolejnej np. pod względem koloru lub zapachu. To też problem z brakiem powtarzalności z jakością produktu, ale też np. ze znakowaniem, prawidłowością w zakresie identyfikowalności.
Zlecanie na zewnątrz produkcji wyrobu, który mleczarnia sama produkowała może nieść ze sobą też ryzyka związane ze zmianami długości terminu przydatności. Wydłużenie terminu jest korzystne i często jest powodem, by przekazać takie działanie profesjonalnej firmie – np. plasterkowni.
Kolejne ryzyko związane jest z potencjalną możliwością wypuszczenia na rynek produktu niebezpiecznego np. zawierającego bakterie chorobotwórcze. Naniesienie innych zanieczyszczeń też będzie problemem. Jeśli nie jest ustalony system nadzoru i raportowania do właściciela marki – może to przy wycofaniu rodzić problemy, zarówno administracyjne jak również i wizerunkowe.
Prawidłowy proces zlecania produkcji na zewnątrz powinien składać się z siedmiu etapów. Pokazano je na rysunku 2.
Etap pierwszy to określenie potrzeb zakładu – jakie procesy potrzebuje zlecić, w jakim okresie, w jakiej odległości od zakładu powinien być usytuowany podwykonawca, w jaki sposób rozwiązać kwestie logistyczne – wysyłki od podwykonawcy do klienta czy dostawa najpierw do zakładu zlecającego, kto odpowiada za wybór opakowań, jak często będą realizowane badania i jakie, jakie konsekwencje nienależytego wykonania usługi należy zawrzeć w umowie, jakie certyfikaty podwykonawca powinien posiadać, jak zaplanować kontrole wykonania usługi, jak zagwarantować należyte oddzielenie wyrobów zakładu zlecającego od innych, obcych produktów, jakie ryzyka występują i jak należy je nadzorować (trzeba uwzględnić też kwestie alergenów).
Wszystkie powyżej określone kwestie powinny posłużyć do spisania specyfikacji takiej usługi. Chodzi o to, by w jednym miejscu zebrać pracę zakładu (analiza zagrożeń i ryzyk) mającą na celu minimalizację ryzyk związanych z podzlecaniem produkcji.
Następnym krokiem jest wybranie firmy – podwykonawcy, spełniające określone wymagania specyfikacji takiej usługi. Można założyć, że specyfikacja zawiera odniesienie do idealnego wykonawcy, ale może być problem z jego znalezieniem. Należy określić też w jakim obszarze zakład zlecający może wykazać się tolerancją na odstępstwa, a które parametry, wymagania muszą być bezwzględnie przestrzegane. Podwykonawca powinien zapoznać się ze specyfikacją usługi i potwierdzić możliwość pracy zgodnie z wymianami zlecającego. Zazwyczaj to potwierdzenie odbywa się poprzez podpisanie umowy, czasem może to być tylko porozumienie, ale jakiś dokument wskazujący na zapoznanie z wymaganiami obu stron powinien powstać i zostać podpisany.
Kolejnym etapem jest współpraca realizowana zgodnie z określonymi zasadami. Jeśli mleczarnia umówi się z podwykonawcą na wysyłanie prób do badań, próbek produktu, audyty higieniczne – powinno się to odbywać zgodnie z ustaleniami. Powinny też z tego powstawać zapisy dokumentujące realizację, a w przypadku zdiagnozowania odchyleń również zapisy z działań naprawczych i korygujących.
Okresowo oprócz śledzenia bieżącej pracy powinien się odbywać „audyt nadzoru”, czyli przegląd realizacji wymagań zgodnie ze specyfikacją, celem potwierdzenia nadzorowania ryzyk. Jeśli jest taka potrzeba i strony dojdą do porozumienia, można zmienić zapisy umowy, w ramach odstępstwa od specyfikacji, ale bez zmiany tych wymagań, które są krytyczne dla bezpieczeństwa, jakości i tożsamości produktu.
Szczegółowe wymagania standardu BRC dotyczące podzlecania produkcji pokazano w tabeli.
