Nadzór nad usługobiorcami: Konserwacje, remonty i naprawy w zakładzie mleczarskim

Jednym z elementów zapewnienia bezpiecznego terenu produkcji jest odpowiedni nadzór nad infrastrukturą zakładu mleczarskiego. Na tę infrastrukturę składają się budynki, wyposażenie, instalacje i ich sprawność, dostarczanie mediów i odbiór ścieków i odpadów, nadzór nad sprzętem kontrolno-pomiarowym czyli wszystko to, co można nazwać utrzymaniem ruchu.

Zacznijmy od szkodnikoszczelności – tj. zabezpieczenia zakładu przed wnikaniem szkodników na teren. Tematyka ta, ze względu na swoją ważność, znalazła również miejsce w standardach BRC i IFS nakładając na przedsiębiorców obowiązek zabezpieczenia zakładu, uwzględniającego szereg wyspecyfikowanych wymagań, w tym przeprowadzenia oceny ryzyka w ochronie przeciwszkodnikowej zakładu. Zazwyczaj ochronę przeciwszkodnikową sprawuje na zlecenie wyspecjalizowana firma zewnętrzna. Standard BRC Food, określa też wymagania związane z wyborem, zatwierdzaniem i monitorowaniem dostawców usług. Jednym z wymagań jest określenie oczekiwań wobec świadczonych usług, co można nazwać specyfikacją usługi.

Standard BRC Food jest dokładniejszy w określaniu wymagań względem usługi DDD. Jest jej poświęcony cały rozdział 4.14 zawierający 13 (klauzula plus 12) wyspecyfikowanych wymagań, których celem jest minimalizacja szansy pojawienia się szkodników na terenie zakładu oraz uniemożliwienie zanieczyszczenia produktu, a także przestrzeganie wymagań prawnych związanych z ochroną żywności i świadczeniem takiej usługi (obrót substancjami biobójczymi). W tabeli 1 przedstawiono wymagania standardu BRC odnośnie do ochrony przed szkodnikami. Na podstawie wyżej wymienionych wymagań oraz specyfiki zakładu – jego otoczenia, budynków oraz rodzaju przetwarzanej żywności należy zdecydować, które czynności techniczne zakład będzie wykonywał samodzielnie, a przy których będzie się posiłkował firmami zewnętrznymi.

Wpuszczenie firm zewnętrznych na teren zakładu czasem jest koniecznością – są to wszelkiego rodzaju naprawy gwarancyjne czy serwisowe urządzeń wykorzystywanych na terenie zakładu, ale też przeglądy techniczne urządzeń do mycia, powiązane z ustawianiem i kontrolą zadanych stężeń. Innym rodzajem podwykonawców technicznych są profesjonalne firmy budowlane, które pracują na terenie mleczarni przy dużych inwestycjach – budowach, przebudowach, modernizacji instalacji. Ostatnią kategorią firm zewnętrznych są instytucje państwowe, które odwiedzają zakład celem „autoryzacji”/zalegalizowania budynków czy urządzeń i w celach kontrolnych. Przedstawiciele każdej z tych grup wchodząc na zakład oprócz spełnienia wymagań higienicznych (oświadczenie zdrowotne, odzież, higiena) muszą mieć dodatkowe miejsce związane z wnoszeniem i wynoszeniem swoich przedmiotów potrzebnych do wykonania umówionej wcześniej pracy oraz części zamiennych.

Firmy zewnętrzne techniczne i ich działalność na terenie zakładu mogą stwarzać potencjalne ryzyko naniesienia zanieczyszczeń fizycznych, chemicznych i biologicznych. Zestawienie potencjalnych zagrożeń zaprezentowano w formie analizy zagrożeń, a pokazano w tab. 2.

Zarówno standardy BRC jak i IFS wymagają, by zakład posiadał system kontroli zanieczyszczeń technicznych, Zaleca się by uwzględniał on co najmniej:

• otoczenie zakładu – miejsca składowania elementów technicznych, warsztaty, drogi wchodzenia na teren zakładu,
• plan wnętrza zakładu z zaznaczeniem stref higieny, dróg wchodzenia pracowników technicznych, warsztaty, magazyny części,
• oznaczenie pomieszczeń technicznych na terenie zakładu,
• osoby odpowiedzialne, spośród personelu oraz osoby z zewnątrz,
• zastosowane produkty/środki techniczne, chemiczne oraz instrukcje ich użycia i bezpieczeństwa,
• częstotliwość przeglądów, konserwacji,
• wejścia firm zewnętrznych (kto, kiedy, skąd, ile czasu na zakładzie, po co),
• zapisy z dokonanych inspekcji.

Nadzór nad tym systemem powinien być pełniony przez wykwalifikowany personel zakładu, choć same czynności mogą być wykonywane przez firmę zewnętrzną. Jest to lepsze rozwiązanie ekonomicznie, gdyż zakład nie musi zatrudniać wielu specjalistów z różnych branż. W zakładzie powinna być osoba przeszkolona, umiejąca merytorycznie nadzorować i oceniać prace firmy zewnętrznej. Wszystkie czynności i odpowiedzialności zlecane firmie zewnętrznej powinny być zawarte w umowie na świadczenie takich usług. Proponuje się, by specyfikację usług remontowo-budowlano-technicznych (RBT) określić w trzech obszarach takich jak: ogólne wymagania stawiane firmom RBT, wymagania z zakresu dokumentacji RBT i wymagania w zakresie stosowanych urządzeń RBT i środków chemicznych wprowadzanych na zakład. Ogólne wymagania odnośnie firmy RBT wskazują na kompetencję i profesjonalizm podmiotu gospodarczego, który będzie chciał usługi takie prowadzić oraz pożądany zakres usług. Propozycję wymagań do ogólnych wymagań zaprezentowano w tabeli 3.

Wymagania odnośnie do dokumentacji są przeniesieniem wymagań ze standardu z praktycznymi przywołaniami dotyczącymi możliwości udokumentowania działań firmy RBT – potwierdzenia jej kompetencji, ubezpieczenia oraz charakterystyki używanych materiałów i środków chemicznych. Dane te powinny zostać przekazane do firmy zlecającej prace.

Na podstawie wymagań standardów BRC i IFS oraz potrzeb własnych zakładu, wymagań prawnych, doświadczenia osób w zakładzie, każde z miejsc prowadzenia działalności może określić swoje własne wymagania, którymi będzie się kierowało wybierając usługobiorcę do świadczenia usług zabezpieczenia zakładu i żywności przed zanieczyszczeniem. Wymagania te powinny być podstawą do zapisu umowy o świadczenie takiej usługi, a potem powinny być podstawą do weryfikacji przeprowadzonej np. w postaci audytu czy spełniane są wskazane wymagania specyfikacji i umowy. Należy pamiętać, że przy każdej zmianie, prawa, wymagań czy okoliczności zakładowych, kryteria specyfikacji powinny być przeglądane pod względem konieczności aktualizacji.

Często w zakładach przemysłu spożywczego dział techniczny stoi obok systemu jakości i bezpieczeństwa żywności twierdząc, że ich to nie dotyczy. Wynika to najczęściej z braku skutecznej komunikacji zainteresowanych stron oraz braku wsparcia najwyższego kierownictwa i często niższej pozycji działu jakości niż działu technicznego w zakładzie. Takie podejście i niedopilnowanie firm współpracujących, które czasem zostawia się samym sobie w zakładzie (stale współpracujemy, znają zakład) może skutkować zanieczyszczeniem produkowanych wyrobów, a przez to utratą klientów i wizerunki marki.