Logistyka w duchu paperless według Fresh Logistics
W dobie digitalizacji i automatyzacji, szybkość przepływu informacji jest kluczowa niezależnie od branży czy wielkości przedsiębiorstwa. Rosnące wymagania rynku sprawiają, że elektroniczna wymiana danych pomiędzy poszczególnym ogniwami łańcucha dostaw nie jest już tylko dobrą praktyką, ale staje się standardem. Wymiana danych i kluczowych informacji realizowana na bazie rozwiązań cyfrowych coraz częściej jest postrzegana jako przewaga konkurencyjna, uwzględniana podczas wyboru partnera biznesowego.
Tysiące pozycji asortymentowych oraz liczne operacje transportowe i magazynowe sprawiają, że logistyka obsługująca handel spożywczy, jak mało która branża, nadaje się do cyfryzacji. Oprócz wspomnianej mnogości operacji transportowo – magazynowych jakie codziennie są realizowane pomiędzy producentem a ostatecznym odbiorcą, kluczowym czynnikiem determinującym sprawność łańcucha dostaw jest także czas i niezawodność. Trzeba pamiętać, że towary spożywcze, w tym świeże, które oprócz wymogów związanych z zapewnieniem odpowiedniej temperatury magazynowania i transportu, charakteryzują się bardzo krótkim okresem przydatności do spożycia (np. sery, pierogi, ryby itp.), często nie przekraczającym tygodnia.
Od wielu już lat Fresh Logistics Polska, przy współpracy z partnerami merytorycznymi, podejmuje działania zmierzające do budowania świadomości i upowszechniania standaryzacji procesów. Jednym z przykładów takich działań jest promocja i wsparcie we wdrażaniu rozwiązania Order-2-Cash.
Order-2-Cash (O2C) to rozwiązanie wykorzystujące szereg globalnych standardów organizacji GS1 w celu usprawnienia fizycznych przepływów towarowych i towarzyszących im informacji – zaczynając od elektronicznego złożenia zamówienia, poprzez awizację dostawy, potwierdzenie przyjęcia dostawy, a kończąc na zaksięgowaniu płatności w sposób automatyczny. Wspomniane rozwiązanie składa się z dwóch kluczowych elementów: etykiety logistycznej GS1 oraz komunikatów EDI. Każdy z uczestników łańcucha dostaw uzyskuje największe korzyści wtedy, kiedy oba elementy funkcjonują jednocześnie, wzajemnie się wspierając.
– Dla usług logistyki kontraktowej największy poziom automatyzacji występuje w obszarze przesyłania zleceń związanych z poleceniem wydania towarów z magazynu Fresh Logistics Polska do ostatecznych odbiorców. Pomiędzy producentem a operatorem logistycznym blisko 99% wymienianych informacji realizowanych jest za pomocą EDI (dotyczy przesyłania zleceń i potwierdzania ich realizacji przez operatora logistycznego). Oszczędności dotyczą czasu zaangażowania pracowników Działu Obsługi Klienta i zależą przede wszystkim od liczby zleceń, które przesyłane są między Klientem a operatorem logistycznym. Brak automatyzacji przy wymianie kilkuset zleceń dziennie, skutkowałby koniecznością zaangażowania o kilkadziesiąt procent więcej zasobów dla tego procesu – zarówno po stronie Klienta, jak i operatora logistycznego. Oczywiście nie uwzględnione są korzyści wynikające z ograniczenia możliwości popełnienia błędów podczas ręcznego wprowadzania zleceń. Poziom automatyzacji procesu znowu zależy od stopnia standaryzacji przesyłanych informacji, liczby wyjątków jakie występują w relacji Producent (Dostawca) – Klient (Odbiorca) – wyjaśnia Jarosław Gulowaty, Dyrektor Logistyki Kontraktowej, Fresh Logistics Polska.
Proces dostawy i przyjęcia towarów do magazynu Fresh Logistics Polska wspierany jest przede wszystkim poprzez elektroniczną awizację dostawy, odpowiednie znakowanie towarów etykietami w standardzie GS1 oraz komunikat zwrotny potwierdzający przyjęcie dostawy i umożliwiający dalsze dysponowanie towarem przez producenta. Tutaj cyfryzacja procesu obejmuje ok. 85-99% wszystkich dostaw – poziom automatyzacji zależy w bardzo dużym stopniu od zaawansowania technologicznego i stosowanych rozwiązań IT u producenta (np. znakowanie towarów jako ostatni standardowy element procesu produkcyjnego). Oszczędności wynikające ze stosowania pełnego standardu GS1 w procesie dostawy szacowane są na ok. 8-15%.
Obszarem, w którym występują fizyczne przepływy towarowe oraz który wymaga największego zaangażowania i pracy jest etap procesu związany z dostawą towarów do magazynów centralnych sieci handlowych lub odbiorców rynku tradycyjnego. Korzyści mogą być bardzo duże, ale zależą przede wszystkim od masowości wdrożenia cyfrowego rozwiązania. Kluczowe staje się zaangażowanie wszystkich uczestników łańcucha dostaw przy spełnieniu najważniejszego warunku – standaryzacji procesu. W przypadku automatyzacji tego procesu odbiorca towarów otrzymuje elektroniczną awizację dostawy odzwierciedlającą liczbę i rodzaj towarów, które dojadą do magazynu odbiorcy w ciągu kilku godzin. Awizacja ta zawiera zarówno liczbę jednostek logistycznych, ich zawartość oraz numer SSCC każdej jednostki logistycznej, który pozwala (poprzez jego skanowanie) połączyć informacje otrzymane drogą EDI z fizycznym procesem przyjęcia towarów do magazynu odbiorcy.
Korzyści powyższego rozwiązania będą występować zarówno po stronie operatora logistycznego (krótszy czas rozładunku – szybsze uwolnienie środka transportu), jak również odbiorcy - mniej zaangażowanych zasobów w procesie przyjęcia i szybsza dostępność towarów dla ostatecznego konsumenta, co skutkuje także ograniczeniem poziomu zapasu lub umożliwia praktycznie jego wyeliminowanie - proces przyjęcia i wydania towarów oparty o koncepcję pick-to-zero. Fresh Logistics Polska jest gotowy technologicznie na wdrożenie elektronicznej awizacji do odbiorców.
– Należy wspomnieć, że poszczególne elementy Order 2 Cash wdrażane są już od wielu lat. Teraz różnica polega przede wszystkim w podejściu – promowane korzyści dotyczą całego łańcucha dostaw, a sama komunikacja możliwości oraz sposobu ich osiągania odbywa się poprzez wspólne, zsynchronizowane działania przedstawicieli poszczególnych elementów całego procesu, tj. producentów żywności, operatora logistycznego oraz odbiorców, np. sieci handlowych. – komentuje Jarosław Gulowaty, Dyrektor Logistyki Kontraktowej, Fresh Logistics Polska.
Problemy z wdrożeniem pełnego standardu O2C często wynikają z ograniczeń technologicznych dotyczących obszaru IT (przestarzały system ERP, brak możliwości znakowania jednostek logistycznych etykietami GS1), kosztów wdrożenia, które ściśle są powiązane ze skalą działalności danego uczestnika łańcucha dostaw. Małe firmy nie są zainteresowane wdrażaniem zmian w obszarze IT, gdyż często nie posiadają odpowiedniego know-how lub wystarczających zasobów IT, które byłyby w stanie obsłużyć różne oczekiwania ich klientów dotyczące wymiany danych i znakowania towarów. Największą jednak przeszkodą jest to, że poszczególni uczestnicy łańcucha dostaw nie rozumieją specyficznych wymagań innych uczestników oraz nie chcą dostosować się do jednego standardu. Często dzieje się tak, że klient narzuca dostawcy swój firmowy standard wymiany danych i znakowania. Skutkiem takiego działania jest optymalizacja procesu z punktu widzenia pojedynczego uczestnika procesu (dotyczy tylko dwóch sąsiadujących ze sobą ogniw łańcucha dostaw). Wspomniane podejście prowadzi do tzw. sub-optymalizacji, co uniemożliwia stosowanie standardów obejmujących cały proces oraz ogranicza w bardzo znaczący sposób możliwość realizowania potencjalnych korzyści zarówno finansowych, jak i procesowych.
Fresh Logistics Polska jest operatorem logistycznym, który poza swoja podstawową działalnością, czyli transportem i magazynowaniem towarów świeżych, ogromną uwagę skupia na optymalizacji, poprzez standaryzację, całego łańcucha dostaw. Dzielenie się wiedzą i know-how jest wpisane w DNA firmy, dla której ciągłe doskonalenie procesów jest największym priorytetem. Wdrażania standardów opartych np. o rozwiązanie Order 2 Cash jest procesem powolnym, ale nieuniknionym, gdyż tylko powszechność ich stosowania na każdym etapie procesu przyniesie oczekiwane rezultaty. Efekty będą widoczne nie tylko dla samych uczestników danego łańcucha dostaw, ale w dłuższej perspektywie, także w ujęciu makroekonomicznym, poprawiając konkurencyjność całej gospodarki.
– Partnerstwo i synergia są kluczem do sukcesu każdego podmiotu uczestniczącego w drodze produktu z farmy na widelec. Fresh Logistics Polska, podobnie jak każda firma logistyczna, znajduje się pomiędzy producentem żywności (klientem), z którym ma relacje biznesowe w formie np. umów handlowych, a odbiorcą, z którym z kolei biznesowo związany jest wspomniany klient. W większości przypadków nie ma bezpośredniej relacji biznesowej między firmą logistyczną a odbiorcą. Niemniej jeżeli wszystkie trzy podmioty, tj. producent, firma logistyczna i odbiorca, za swój nadrzędny cel uznają codzienne zapewnienie konsumentowi świeżych artykułów spożywczych na półce sklepowej, powstaje baza do współpracy. Wspólne działania w poszukiwaniu optymalizacji kosztowych i procesowych są w dzisiejszych czasach koniecznością i bez wątpienia pomogą producentom żywności, operatorom logistycznym oraz dostawcom w realizacji ich celów biznesowych na wysoko konkurencyjnym rynku. Każde ogniwo jest indywidualną jednostką, która ma swoje własne uwarunkowania, ograniczenia i styl pracy. Natomiast w tym indywidualizmie musi być miejsce na wzajemną współpracę, wsparcie i przede wszystkim zaufanie, bez którego efektywna optymalizacja nie miałaby szans bytu. – komentuje Marcin Turski, Dyrektor ds. Sprzedaży i Obsługi Klienta, Fresh Logistics Polska, i dodaje: Zauważyliśmy, że coraz więcej naszych partnerów biznesowych widzi konieczność i benefity holistycznego podejścia do łańcucha dostaw. Stajemy się coraz bardziej świadomi, że jeden element procesu wpływa na drugi i nie możemy skupiać się tylko i wyłącznie na swoim wycinku. Takie podejście zyskało na znaczeniu szczególnie w ostatnim czasie kiedy świat stanął w obliczu pandemii. Zaobserwowaliśmy, że podczas wspólnej walki z niewidzialnym wrogiem współpraca pomiędzy wszystkimi uczestnikami łańcucha dostaw zacieśniła się i zyskała jeszcze bardziej na znaczeniu. Dzięki otwartemu dialogowi i wymianie informacji wspólnie mogliśmy wypracować rozwiązania z korzyścią dla każdego podmiotu zaangażowanego w proces, tak aby zniwelować negatywne skutki epidemii. Dla nas bardzo ważne było i jest wspieranie polskich producentów żywności. Głęboko wierzymy, że taka współpraca będzie się rozwijać długofalowo i zaowocuje niejednym ciekawym projektem – bez wątpienia będziemy mieli do czynienia z dużo większą otwartością na wszelkiego rodzaju inicjatywy wspierające cyfryzację procesów.