Finanse: Koszty kwalifikowalne w projektach finansowanych z UE

Grzegorz Rykaczewski
Forum Mleczarskie Biznes 1/2014 (17)

Zakwalifikowanie danego projektu do uzyskania unijnego wsparcia nie oznacza, że wszystkie wydatki poniesione w ramach operacji będą podlegały refundacji. To po stronie beneficjenta pomocy jest obowiązek wskazania, które koszty poniesione w ramach projektu kwalifikują się do wsparcia (koszty kwalifikowalne), a które refundacji nie podlegają (koszty niekwalifikowalne). Oczywiście beneficjent dokonując kwalifikacji wydatków ma do tego odpowiednie instrumenty – np. umowę o dofinansowanie, wytyczne zawarte w przepisach prawa. Ustalenie, które wydatki i na jakich warunkach podlegają refundacji jest jednym z najważniejszych elementów zarządzania projektem europejskim.

Kwalifikowalny, czyli jaki?

Ocena kwalifikowalności wydatku polega na analizie zgodności jego poniesienia z obowiązującymi przepisami. Dokonuje się jej zarówno na etapie wyboru wniosku o dofinansowanie danej operacji jak i podczas jej realizacji. Na etapie rozpatrywania wniosku o przyznanie pomocy sprawdzeniu podlega potencjalna kwalifikowalność wydatków, natomiast ocena kwalifikowalności wydatków poniesionych jest przeprowadzana w ramach wniosków o płatność oraz kontroli projektu na miejscu. W związku z powyższym Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju (MIR) zastrzega, iż przyjęcie danego projektu do realizacji i podpisanie umowy o dofinansowanie nie oznacza, że wszystkie wydatki, które beneficjent przedstawi do refundacji w trakcie realizacji projektu, zostaną pozytywnie zweryfikowane.

Aby wydatek można było uznać za kwalifikowalny musi spełniać szereg warunków:

  • zostać poniesiony w ramach projektu realizowanego ze współfinansowaniem danego funduszu europejskiego. Oznacza to, że tylko wydatki realizowane w ramach operacji, która została zakwalifikowana do wsparcia danego funduszu mogą być refundowane z tego funduszu.
  • zostać poniesiony w okresie kwalifikowalności wydatków. Okres ten jest uregulowany w prawie wspólnotowym i krajowym.
  • być niezbędny do realizacji projektu. Wydatek niezbędny, czyli taki bez poniesienia którego projekt nie może zostać zrealizowany lub nie zostaną osiągnięte założone cele.
  • być rzetelnie udokumentowany. Dokumentacja poniesienia wydatku nie może budzić wątpliwości. Jednocześnie powinna umożliwiać zweryfikowanie faktu poniesienia danego kosztu.
  • być zgodny z obowiązującym prawem. Wydatek musi być zgodny z umową o dofinansowanie, przepisami prawa europejskiego, krajowego, w tym przepisami dotyczącymi bezpośrednio zadań realizowanych w ramach danego projektu.
  • być dokonany w sposób oszczędny. Oznacza to, że został poniesiony zgodnie z zasadą dążenia do uzyskania założonych efektów przy jak najniższej kwocie wydatku.
  • być zgodny z postanowieniami danego programu operacyjnego i zasadami określonymi przez Instytucję Zarządzającą (IZ) danym programem.

Przy ocenie kwalifikowalności wydatków bardzo istotny jest moment ich poniesienia. Zakres kwalifikacji wydatków pod tym względem reguluje unijna zasada n+2, zawarta w art. 93 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006. Stanowi ona, że „Komisja automatycznie anuluje każdą część zobowiązania budżetowego w ramach programu operacyjnego, która nie została wykorzystana na płatność zaliczkową lub płatności okresowe, lub też w odniesieniu do której nie przesłano wniosku o płatność do końca drugiego roku następującego po roku podjęcia zobowiązania finansowego”. Zobowiązanie Komisji, opisane w przywołanym przepisie, jest równoznaczne z alokacją rocznej transzy środków w unijnym budżecie. Zdarzenie to następuje w roku n. Wraz z końcem roku n+2 zobowiązanie to zostaje anulowane. W praktyce oznacza to, że jeśli państwo członkowskie do końca roku n+2 złożyło wnioski o płatność na kwotę mniejszą niż roczna kwota zobowiązań z roku n, to traci kwotę różnicy pomiędzy obiema wartościami.

Zasada n+2 jest ogólnie obowiązującą zasadą, od której jednak istnieją pewne wyjątki. Są one jednak nieliczne i ściśle wskazane w przepisach prawa europejskiego.

Zasada n+2, istotna z punktu widzenia zarządzania finansami programów unijnych, reguluje stosunki na linii państwo członkowskie – Komisja. Poszczególni wnioskodawcy nie są zobowiązani do jej respektowania, jednak pośrednio ma również na nich wpływ. Reguła ta ma mobilizować państwo członkowskie do sprawnego wydawania środków pochodzących z funduszy europejskich. W tym celu państwa członkowskie m.in. określają ostateczny termin składania wniosków o płatność przez beneficjentów, który jest określany w sposób umożliwiający zatwierdzenie wydatków przez instytucję płatniczą i przekazanie wniosku o płatność do Komisji. Termin ten jest uwzględniany w umowach o dofinansowanie, stanowiąc regulację bezpośrednio obowiązującą wnioskodawców.


Wydatek faktycznie poniesiony

Co do zasady przyjmuje się, że refundowany może być tylko wydatek rzeczywiście poniesiony, tj. stanowiący rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego beneficjenta. Jednak od tej zasady obowiązuje odstępstwo umożliwiające zaliczanie w poczet kosztów kwalifikowalnych: odpisów amortyzacyjnych, wkładów niepieniężnych oraz wydatków w ramach instrumentów inżynierii finansowej.

Koszty amortyzacji aktywów trwałych kwalifikują się do współfinansowania, jeśli są spełnione następujące warunki:

  • odpisy amortyzacyjne dotyczą aktywów, które są niezbędne do prawidłowej realizacji projektu i bezpośrednio wykorzystywane do jego wdrażania;
  • koszty odnoszą się wyłącznie do okresu współfinansowania działań w ramach projektu;
  • koszt amortyzacji został obliczony zgodnie z odpowiednimi zasadami rachunkowości;
  • dana nieruchomość lub wyposażenie nie zostały nabyte z wykorzystaniem pomocy krajowej lub wspólnotowej.
Strona 1 z 3