Praktyczne aspekty umów dystrybucyjnych czyli co dostawca wiedzieć powinien o… ważnych zapisach występujących w umowach dostawy
W poprzednich numerach Przeglądu Mleczarskiego wprowadziłam Państwa do tematyki jaką przez najbliższe wydania będę się zajmować na łamach PM. Będą to zagadnienia prawne i praktyczne związane z umowami dystrybucyjnymi i warunkami handlowymi jakie dostawcy zawierają z sieciami handlowymi, ważne zapisy z tych umów, porady dotyczące korzystnych rozwiązań lub przynajmniej minimalizujących niekorzystne skutki, czynami nieuczciwej konkurencji , opłatami pozamarżowymi – omówię orzeczenia sądowe, które zapadły w spornych sprawach miedzy sieciami a dostawcami. To wszystko w co miesięcznym cyklu porad prawnych PM dla dostawców sieci handlowych.
Wielokrotnie podczas szkoleń spotykam się z opiniami dostawców sieci, którzy uważają, iż ich pozycja negocjacyjna jest zdecydowanie słabsza i wszystkie zapisy w umowach dostaw są dla nich niekorzystne – ale chcąc nie chcąc godzą się na nie – często nawet nie próbują podjąć negocjacji. Poniżej przegląd ważnych zapisów w umowie dostaw wraz z uwagami dotyczącymi obszarów do negocjacji oraz wyjaśnieniem praktycznego znaczenia tych zapisów.
Ważne zapisy występujące w umowach dostawy/sprzedaży oraz w warunkach handlowych
kary umowne
Dostawcy sieciowi w ten sposób zabezpieczają wykonanie umowy, dlatego kary są wprowadzane przy każdym błędzie popełnionym przez dostawcę.
Pamiętajmy, iż umowy dostawy często dodatkowo dopuszczają obok kar umownych możliwość dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych, czyli odszkodowanie za powstałą szkodę w jej rzeczywistym wymiarze. W praktyce oznacza to, iż taki zapis nie daje pewności, że dostawca poprzez zapłacenie kary umownej uwolni się od popełnionego błędu, ponieważ odbiorca może wybrać formę naprawienia szkody (kara umowna lub odszkodowanie na zasadach ogólnych).
W konkretnych przypadkach należy przeliczyć, która z form naprawienia szkody bardziej się opłaca i taki zapis pozostawić w umowie w odniesieniu do konkretnego zdarzenia, Pozostawianie odbiorcy swobody wyboru w każdym wypadku może mieć dla dostawcy bardzo niekorzystne finansowo skutki.
pisemna akceptacja zmiany cen przez odbiorcę/kupującego
W praktyce takie zastrzeżenie umowne może zostać ominięte przez wykazanie akceptacji zmiany cen innymi dowodami, jak: e-mail, nagranie etc.,
Zalecane jest aby w umowie wprowadzić zapis, że „pisemna akceptacja zmiany cen powinna zostać dokonana w formie pisemnej pod rygorem nieważności” (albowiem ten rygor nie pozwala na wykazywanie innymi dowodami niż pismo – akceptacji zmiany cen).
rozszerzenie rękojmi za wady fizyczne
W umowach dostawy można spotkać zapis mówiący o tym, że sprzedawca odpowiada z tytułu rękojmi za wady ukryte, jeżeli wady fizycznej towaru nie da się stwierdzić ze względu na sposób opakowania zbiorczego towaru – jest to przykład rozszerzenia rękojmi za wady, który jest logiczny i usprawiedliwiony i taki zapis w umowie należy przyjąć.
zabezpieczenie na poczet roszczeń odszkodowawczych osób trzecich
Żądanie takiego zabezpieczenia jest oczywiście dopuszczalne, ale należy w umowie: określić kwotowo górną granice zabezpieczenia lub powołać się na ubezpieczenie z podaniem sumy ubezpieczenia i ubezpieczyciela, jeżeli dostawca posiada je.
odpowiedzialność za wprowadzenie do obrotu towaru o cechach produktu niebezpiecznego
Tego rodzaju odpowiedzialność regulują przepisy, które nie mogą być w umowach zmieniane przez kontrahentów, jest to odpowiedzialność karnoadministracyjna, którą reguluje ustawa o ogólnym bezpieczeństwie produktów, a w skrajnych przypadkach Kodeks karny – obowiązki wynikające z tego rodzaju przepisów funkcjonują niezależnie od umowy i każdy podmiot wytwarzający produkty musi się do nich stosować.
procedura postępowania w przypadku wycofywania produktu ze sprzedaży
Każdy odbiorca sieciowy powinien posiadać taka procedurę, mieści się to w ramach odpowiedzialności za wprowadzenie do obrotu towaru o cechach produktu niebezpiecznego,
W procedurze takiej jest dokładnie określone jak dostawca i odbiorca mają się zachować w takiej sytuacji, aby usprawnić i przyspieszyć proces wycofywania niebezpiecznego produktu i zminimalizować zagrożenie i szkody. Procedura taka może zostać określona w umowie dostawy lub w odrębnym porozumieniu.
zrzeczenie się roszczeń odsetkowych za opóźnienia płatności faktur zawierających ceny niezgodne z ustaleniami
Zapis tego typu uznać należy za dopuszczalny, jako że ma na celu motywowanie do starannego wystawiania dokumentów sprzedaży.
pisemna zgoda odbiorcy na przeniesienie wierzytelności przysługującej dostawcy pod rygorem nieważności
Wydaje się, iż to zastrzeżenie umowne powinno działać w dwie strony, a mianowicie odbiorca również nie powinien sprzedawać osobom trzecim wierzytelności jemu przysługujących bez pisemnej zgody dostawcy. Zapis powinno się przenegocjować.
dzień zapłaty – dzień złożenia polecenia przelewu w banku prowadzącym rachunek strony umowy
Takie określenie „dnia zapłaty” należności wynikających z umowy powinno wiązać obie strony umowy, dlatego dobrze by było również i ten zapis przenegocjować.
zawiadomienie o planowanej przerwie w produkcji i zapewnienie o długości jej trwania
Taki zapis jest dopuszczalny jako ,ze obowiązek zawiadomienie o planowanej przerwie jest dobrym zwyczajem handlowym. Pamiętajmy, iż obowiązek zapewnienia maksymalnego czasu trwania przerwy w produkcji może rodzić negatywne skutki w razie jego przekroczenia – przede wszystkim może to doprowadzić do powstania szkody i roszczeń odszkodowawczych po stronie odbiorcy sieciowego.
zapewnienie dostępności towaru w okresie promocji lub w okresie poprzedzającym promocję
Zalecamy w tym zakresie dużą ostrożność, należy z dużą rozwagą określać ilość towaru, który ma być dostępny w takim okresie, niedostępność uzgodnionej ilości towaru może rodzić obowiązek naprawienia szkody w postaci zwrotu utraconych korzyści. Zwracam uwagę na to, iż jeśli odbiorca sieciowy zamieścił atrakcyjną ofertę promocji danego towaru a towaru nie ma lub ilości są tak małe, że klienci przychodzący do sklepu zwabieni gazetką reklamową nie mogą go dostać – może to spowodować zarzut wobec sieci o stosowanie nieuczciwej reklamy (reklamy ,która wprowadza konsumentów w błąd ) co jest czynem nieuczciwej konkurencji, odpowiada za to sieć, ale z pewnością wyegzekwuje wszystkie poniesione straty i koszty od nierzetelnego dostawcy.
zwroty towaru
Zapis o możliwości zwrotu towaru to zastrzeżenie możliwości jego zwrotu w określonych przypadkach: np. z powodu niskiego poziomu sprzedaży towaru w odniesieniu do złożonego zamówienia, czy też po zakończeniu promocji lub określonego sezonu.
W umowie należy określić procentowo lub ułamkowo stosunek niskiej sprzedaży do ilości zamówionego towaru, który będzie uprawniał odbiorcę do zwrotu towaru, pamiętajmy, że brak wprowadzenia lub precyzyjnego określenia takiego przelicznika pozostawi po stronie odbiorcy swobodę w podjęciu decyzji o zwrocie towaru, co nie zawsze może być uzasadnione.
Radzimy bardzo rozważnie określić termin, w którym dostawca zobowiązuje się do odebrania zwracanego towaru.
nieterminowane wystawienie lub niewystawienie faktury korygującej
Za takie zachowanie dostawcy często w umowach dostawy grozi kara umowna o wysokości równej wartości towaru. W umowach dostawy należy zwrócić uwagę na konsekwencje takich zachowań i zmierzać do wydłużenia terminu do wystawienia faktur korygujących lub inaczej określić kary umowne.
czas trwania umowy i wypowiedzenie umowy
Umowa może być zawarta na czas określony lub nieokreślony, przy zawieraniu umowy na czas nieokreślony może pojawić się potrzeba zmiany jej treści, a tego można najczęściej dokonać tylko na piśmie pod rygorem nieważności. Pamiętajmy ,że prawo nie narzuca okresu wypowiedzenia umowy – może on wynosić od 14 dni do nawet, 6 miesięcy, zatem – praktyczna uwaga ; okres wypowiedzenia należy dostosować do własnych możliwości produkcyjnych i płynności finansowej firmy.
zmiana umowy na piśmie pod rygorem nieważności
W praktyce taki zapis powoduje, że zmiana jakiejkolwiek treści umowy wymaga formy pisemnej, ponieważ w bez jej zachowania zmiana będzie nieważna czyli nie będzie wiążąca dla stron umowy,
Ten rygor dotyczy również zmiany cen towarów, ilości zamówionego towaru, terminów, etc.
Prosimy pamiętać, że jeżeli w umowie jest wprowadzony obowiązek dokonywania zmian na piśmie pod rygorem ich nieważności to nie można dokonywać ustaleń telefonicznie, faxem lub pocztą elektroniczną. Mimo, że w potocznym rozumieniu mamy tu „formę pisemną” z punktu widzenia prawa fax czy e-mail nie spełnia warunków formy pisemnej pod rygorem nieważności.
warunki handlowe
Najczęściej stanowią załącznik do umowy dostawy, precyzyjnie określają: ilość i cenę towaru, inne wynegocjowane świadczenia związane z obrotem w określonym czasie, terminy i miejsce dostaw, terminy i formę płatności, opłaty za inne świadczenia.
umowna właściwość sądu powszechnego w razie sporu
Zazwyczaj sądem właściwym jest sąd właściwy ze względu na miejsce, w którym ma siedzibę odbiorca – taki zapis może być niekorzystny dla dostawcy w razie sporu, zdecydowanie korzystniejszym byłby zapis wypośrodkowany – skonstruowany w następujący sposób: „w razie sporu sądem właściwym będzie sąd właściwy ze względu na miejsce, w którym ma siedzibę lub prowadzi działalność gospodarczą powód”. Czyli może być to sąd dostawcy lub odbiorcy sieciowego w zależności od tego która ze stron wniesie powództwo do sądu.
Zachęcam do wnikliwej analizy treści umowy, do korzystania przy tym z pomocy specjalistów (prawników) do przeliczenia kar, określenia rzeczywistych kosztów współpracy z siecią i rozważnego podejmowania zobowiązań. Warunki współpracy z sieciami, które dla jednych dostawców są do przyjęcia, dla innych mogą wiązać się ze znacznym obciążeniem i ryzykiem. Dlatego decyzja o wejściu w ten kanał dystrybucji powinna być poprzedzona dogłębną analizą potencjalnych korzyści, ryzyk i strat.
